themenzirkus.at

Die Eventagentur: Helfer bei der Organisation von Veranstaltungen

Dezember 13th, 2010 · No Comments

Eine Eventagentur beschäftigt sich mit der Organisation von Veranstaltungen im Auftrag Dritter.
Ihre Aufgaben umfassen dabei das gesamte Spektrum der Planung, Organisation und Werbung. Je nachdem, welche Eigenleistungen der Kunde erbringen kann und will, bieten diese Agenturen einen Rundum-Service an.

Auf dem Markt der Eventagenturen existieren spezialisierte Agenturen, die sich nur mit bestimmten Zielgruppen oder Branchen bzw. Aufgabenbereichen befassen und Generalisten. Diese Generalisten haben sich nicht auf bestimmte Zielgruppen oder Bereiche festgelegt.
Beispiele für Spezialisten sind Messeagenturen, Konzertagenturen oder auch Agenturen, die sich auf große Privatveranstaltungen wie Hochzeiten und Geburtstage spezialisiert haben.

Die Generalisten hingegen sind häufig eine Vermischung aus Event- und Marketingagenturen. Sie bieten umfassenden Service von der Organisation des Events über Promotion, Werbemaßnahmen und Ausstattung der Veranstaltungen an. Bei einer solchen Agentur ist es möglich, neben den Leistungen der Eventagentur eben auch das Marketing für das Event und Ausrüstung für die geplante Veranstaltung zu mieten. Diese Ausrüstung umfasst dabei meist Zelte ebenso wie Theken, Banner und aber auch Hüpfburgen und Simulatoren.

Die klassischen Aufgaben einer Eventagentur sind neben der Konzeption und Planung des Events, die Veranstaltung und die Erfolgskontrolle.
Im Einzelnen heißt dies, dass die Agentur Ideen und Konzepte entwickelt und mit dem Kunden abspricht. Anschließend werden Locations für die geplante Veranstaltung gesucht, mit dem Kunden abgesprochen und entsprechend gebucht. Das Erstellen von Teilnehmerlisten in Zusammenarbeit mit dem Kunden und die anschließende Einladung dieser Gäste sowie ggf. Promotion gehören ebenso zu den Aufgaben im Vorlauf der Veranstaltung.
Die Ressourcenplanung (Material, Mitarbeiter etc.) und das Buchen von Künstlern stellen weitere Schritte dieses Prozesses dar.

Im Anschluss an die Zeit- und Personalplanung sowie die technische Vorbereitung des Events sind Catering und PR-Marketing ebenso zu planen und durchzuführen, wie später das Event selbst.

Während des Events ist die Eventagentur dafür verantwortlich, das die Gästekontrolle ebenso funktioniert wie das Catering und der reibungslose Veranstaltungsverlauf. Eine abschließende Erfolgskontrolle mit dem Kunden rundet das mögliche Angebotsspektrum der Eventagentur ab.